Regeln für schriftliche Anfragen - Anhänge nur im PDF- oder JPG-Format

Fragen der Mitglieder im Rahmen des Beratungsservices auch per Mail zu bearbeiten, ist längst Standard. Und in Zeiten von Corona ist dieser Weg noch wichtiger geworden. Umso bedauerlicher, wenn Anfragen dann etwa aus technischen Gründen nicht bearbeitungsund beantwortungsfähig sind und Nachfragen erfordern. Für eine effektive Bearbeitung ist es deshalb unerlässlich, dass Regeln beachtet werden, und zwar bezüglich der technischen Übermittlung, der internen Zuordnung der Anfrage sowie hinsichtlich der Darstellung des Beratungsbedarfs.

Die Anfrage:

• Im Anschreiben sowohl die Mitgliedsnummer als auch das konkrete Objekt nennen. Die Mitgliedsnummer ist identisch mit der Abo-Nummer auf dem Adressetikett der Zeitschrift.
• Hatte es zu dem Anliegen bereits einen Vorgang gegeben, sind zur Zuordnung die Nennung des Aktenzeichens und des Sachbearbeiters
• erforderlich.
• Für Rückfragen ist eine Telefonnummer und die Erreichbarkeit anzugeben.
• Die Beantwortung erfolgt nach Reihenfolge des Eingangs.
• Kontaktadresse: beratung@hausundgrund-stuttgart.de.
• Bei Nachbarstreitigkeiten bzw. Disputen mit anderen Wohnungseigentümern diese gleich namentlich nennen, um Interessenkollisionen prüfen zu können.

Technische Übermittlung:

• Anhänge der eingehenden Mails ausschließlich in den Standard-Formaten PDF und JPG schicken.

• Fotos ausschließlich als separate JPGs schicken, also weder in die Mail noch in Dokumente eingebettet.
• Die Datenmenge darf höchstens 25 MB betragen.
• Dateianhänge nachvollziehbar benennen.

• Beschränkung aufs Wesentliche, auch in beigefügten Anlagen.
• Den Sachverhalt möglichst kurz und prägnant darstellen.
• Konkrete Fragen stellen.
• Notwendige Anlagen beifügen und auf Fundstellen konkret hinweisen.